বিশ্বের অন্যতম জনপ্রিয় ই–মেইল সেবা জিমেইল। ব্যক্তিগত যোগাযোগ থেকে শুরু করে অফিসের কাজ—সব ক্ষেত্রেই নিয়মিত ব্যবহার করা হয় গুগলের এ সেবাটি। তবে অধিকাংশ ব্যবহারকারী জিমেইলকে শুধু ই–মেইল পাঠানো ও গ্রহণের মাধ্যম হিসেবেই ব্যবহার করেন। অথচ এতে রয়েছে বেশ কিছু কার্যকর সুবিধা, যেগুলো কাজে লাগালে ইনবক্স আরও গোছানো রাখা, গুরুত্বপূর্ণ বার্তা ব্যবস্থাপনা, ব্যক্তিগত তথ্যের সুরক্ষা ও সময় সাশ্রয় করা সম্ভব। জেনে নেওয়া যাক জিমেইলের এমনই সাত সুবিধা সম্পর্কে।

১. গুরুত্বপূর্ণ ই–মেইল পরে দেখার সুযোগ

সব ই–মেইলের উত্তর সঙ্গে সঙ্গে দেওয়ার প্রয়োজন হয় না। অনেক সময় কোনো বার্তা পরে দেখার প্রয়োজন হলেও সেটি অন্য ই–মেইলের ভিড়ে হারিয়ে যায়। এ সমস্যা সমাধানে জিমেইলে রয়েছে ‘স্নুজ’ সুবিধা। এর মাধ্যমে নির্দিষ্ট কোনো ই–মেইল নির্ধারিত দিন ও সময় পর্যন্ত আড়ালে রাখা যায়। সময় হলে বার্তাটি আবার ইনবক্সের শীর্ষে চলে আসে। ফলে গুরুত্বপূর্ণ কোনো কাজ বা রিমাইন্ডার ভুলে যাওয়ার আশঙ্কা কমে।

২. একাধিক ইনবক্সে বার্তা সাজিয়ে রাখুন

প্রতিদিন প্রচুর ই–মেইল এলে প্রয়োজনীয় বার্তা খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে পড়ে। জিমেইলের ‘মাল্টিপল ইনবক্স’ সুবিধা ব্যবহার করে আনরিড মেসেজ, স্টারমার্ক দেওয়া ই–মেইল, ড্রাফট মেসেজ (খসড়া) বা নিজস্ব লেবেল অনুযায়ী আলাদা বিভাগ তৈরি করা যায়। এতে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলো সহজেই নজরে রাখা সম্ভব।

৩. গোপনীয় তথ্য পাঠাতে কনফিডেনশিয়াল মোড

সংবেদনশীল তথ্য বা গুরুত্বপূর্ণ নথি ই–মেইলে পাঠানোর ক্ষেত্রে বাড়তি নিরাপত্তার প্রয়োজন হয়। এ জন্য জিমেইলে রয়েছে ‘কনফিডেনশিয়াল মোড’। এ সুবিধার মাধ্যমে ই–মেইলের মেয়াদ নির্ধারণ করা যায়। নির্দিষ্ট সময় পার হলে বার্তাটি আর দেখা যায় না। পাশাপাশি প্রাপকের পরিচয় নিশ্চিত করতে খুদে বার্তার মাধ্যমে পাঠানো নিরাপত্তা কোড ব্যবহারের সুযোগও রয়েছে।

৪. ই–মেইল অ্যালিয়াস ব্যবহারের সুবিধা

জিমেইলের কম পরিচিত কিন্তু কার্যকর একটি সুবিধা হলো ই–মেইল অ্যালিয়াস। মূল ই–মেইল ঠিকানার সঙ্গে ‘+’ চিহ্ন এবং অতিরিক্ত শব্দ যোগ করে ভিন্ন উদ্দেশ্যে আলাদা ঠিকানা ব্যবহার করা যায়। উদাহরণ হিসেবে This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. বা This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ধরনের ঠিকানা ব্যবহার করা সম্ভব। এসব ঠিকানায় পাঠানো সব বার্তাই মূল ইনবক্সে আসে। তবে সেগুলো আলাদা করে শনাক্ত ও শ্রেণিবিন্যাস করা সহজ হয়।

৫. ইন্টারনেট ছাড়াও জিমেইল ব্যবহার

বিমানযাত্রা, ভ্রমণ বা দুর্বল নেটওয়ার্কের কারণে অনেক সময় ইন্টারনেট সংযোগ পাওয়া যায় না। এমন পরিস্থিতিতেও জিমেইল ব্যবহার করা সম্ভব। সেটিংস থেকে অফলাইন মোড চালু করলে ই–মেইল পড়া, ই–মেইল সার্চ করা এবং খসড়া বার্তা তৈরির কাজ ইন্টারনেট ছাড়াই করা যায়। পরে সংযোগ পাওয়া গেলে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ হয়।

৬. উন্নত অনুসন্ধান সুবিধায় দ্রুত বার্তা খোঁজা

অনেক বছরের ই–মেইলের ভিড়ে নির্দিষ্ট কোনো বার্তা খুঁজে বের করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে। জিমেইলের উন্নত অনুসন্ধান সুবিধা এ কাজকে অনেক সহজ করে। প্রেরকের নাম, নির্দিষ্ট সময়সীমা, সংযুক্ত ফাইলের ধরন, ফাইলের আকার বা নির্দিষ্ট শব্দ ব্যবহার করে দ্রুত অনুসন্ধান করা যায়। ফলে অনেক পুরোনো ই–মেইলও কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে খুঁজে পাওয়া সম্ভব।

৭. পাঠানো ই–মেইল ফিরিয়ে নেওয়ার সুযোগ

ভুলবশত অসম্পূর্ণ বা ভুল তথ্যসংবলিত কোনো ই–মেইল পাঠিয়ে ফেললে বিব্রতকর পরিস্থিতি তৈরি হতে পারে। জিমেইলের ‘আনডু সেন্ড’ সুবিধা এ ধরনের সমস্যা এড়াতে সহায়তা করে। সুবিধাটি চালু থাকলে ই–মেইল পাঠানোর পর কয়েক সেকেন্ড সময় পাওয়া যায়, যার মধ্যে বার্তা পাঠানো বাতিল করা বা প্রয়োজনীয় সংশোধন করা সম্ভব। ফলে অনিচ্ছাকৃত ভুলের ঝুঁকি অনেকটাই কমে।

সূত্র: টেক্লুসিভ